Si bien la digitalización es clave a la hora de reducir costos y optimizar tiempos en una empresa, todavía hay muchas dudas sobre su implementación.
Para tomar una decisión acertada y estratégica consideró importante disipar mitos.
“El proceso de digitalización avanza y no tiene vuelta atrás, bajo esta premisa uno de los mayores retos de la automatización es la transformación cultural. Trabajar para potenciar el rol de cada colaborador hacia una tarea que impulse su valor dentro de la organización, de forma que abrace a las nuevas tecnologías y que estas, a su vez, permitan crecer de forma estratégica tanto a la estructura como a sus integrantes, es el gran desafío”, dijo Ariel Abrancato, director Comercial para Cono Sur de Kodak Alaris.
Para Abracanto, “la transformación digital llegó para quedarse y es una gran aliada a la hora de eficientizar los procesos de una compañía. Sin embargo, cuando hablamos de captura inteligente de documentos son muchos los conceptos erróneos que se manejan y que no le permite a las organizaciones tener una visión clara y propicia sobre los beneficios que puede brindarles una oficina sin papeles”.
Entre ellos mencionó el importante ahorro de espacio de almacenamiento; la mejora en los tiempos de búsqueda y manipulación de formularios, el aumento de la productividad de los empleados y la consecuente reducción de costos. Para tomar una decisión acertada y estratégica consideró importante disipar mitos.
Estipuló que “numerosas empresas consideran que “archivar el papel” a través de la digitalización es suficiente. Sin embargo, si no se avanza más allá del simple hecho de tomar la foto del documento, no será posible percibir el ahorro de costos y las mejoras en cuanto a eficiencia y productividad que se derivan de la captura”.
Agregó que “estas soluciones inteligentes de documentos no se limitan a digitalizar sino que extrae y clasifica la información de valor de forma que puede ser accedida desde cualquier ubicación, generando flujos de trabajo dinámicos y eficientes”.
Destacó que “la implementación de escáneres y software de digitalización a nivel empresarial solían resultar costosas pero, en la actualidad, esto se volvió más asequible” y añadió que ”independientemente del costo que implica la adopción de este tipo de soluciones, las compañías deberían tener en cuenta que el retorno de la inversión (ROI) suele ser más revelador que el precio inicial por sí solo”.Puso el acento en que “los sistemas hoy en día incluyen servicios de contenido gestionado, así como garantías de software y soluciones de gestión de escáneres que facilitan su implementación y gestión para que se pueda obtener el máximo rendimiento de su inversión”.
Tras indicar que “no son pocas las empresas que asumen que su tamaño no es suficiente”, Abrancato sostuvo que “esto es falso, ya que las tecnologías de última generación pueden adaptarse tanto a las necesidades de una PYME como a las de una corporación con tan solo implementar el hardware y software adecuado”.
“Años atrás, el valor de este tipo de soluciones se basaba en los volúmenes de digitalización y su costo era prohibitivo para muchas pequeñas y medianas empresas. Por suerte, este modelo ha evolucionado y gracias a los procesos de venta consultiva es posible acercar a las organizaciones propuestas acordes a sus necesidades actuales con la posibilidad de ampliarlas a medida que sus flujos de trabajo presenten necesidades adicionales”, amplió.
Abrancato indicó que “los datos de la empresa se pueden almacenar de manera remota en un centro de datos seguro, lo que minimiza la asistencia y los costos de hardware en las ubicaciones de oficina y permite el soporte de su equipo de TI. Los modelos de captura de documentos cloud también protegen la seguridad de la información frente a desastres naturales: un aspecto crítico de los planes de continuidad empresarial”.
