El área legal del Gobierno peruano implementó una solución a través de Kodak Alaris, para dar transparencia y agilizar su trabajo.
Al concretar la instalación se realizó una completa capacitación in situ a los operadores.
El avance hacia la digitalización de documentos se está dando en todo el mundo, tanto en compañías pequeñas como en las de gran envergadura. Este es el caso de uno de los principales organismos legales gubernamentales de Perú, que amplió su base instalada de soluciones de digitalización para amplificar y agilizar sus procesos de captura inteligente de información.
El ente maneja a diario millares de documentos relacionados con asuntos civiles, penales y laborales –todos del área legal- en todos los distritos del país, que deben ser escaneados con total transparencia para que no se adultere ni extravíe ningún certificado. Además, los expedientes engrapados no pueden desprenderse y deben permanecer intactos, evitando la alteración del orden de los documentos y casos para la digitalización.
Solución a medida
Para llevar adelante esta tarea, el organismo implementó 50 escáneres Kodak Alaris i4650 – con Alimentador Automático de Documentos (ADF)- y lo combinó con Capture Pro, la solución de la compañía que permite la conversión de volúmenes de datos digitalizados en información estratégica para las organizaciones.
Esta herramienta integral brinda al proceso de captura de información cualidades de velocidad, mejoramiento de imagen y detección de metales, en este caso las grapas, operación que agregó valor a la propuesta de una forma destacable.
Para alcanzar óptimos resultados, al concretar la instalación se realizó una completa capacitación in situ a los operadores, para asegurar el uso eficiente de las soluciones Kodak Alaris de forma que pudieran sacar el máximo provecho del fácil acceso y conversión de los documentos. Dado que el cliente usaba una interfaz diferente, era necesario que se entendiera correctamente el proceso de extracción de meta data y el pase a la base de datos.
Por su parte, el Kodak Software Capture Pro versión completa, ahora comparte información en la institución de manera segura, además de contar con un Selector de Trabajos Inteligente, reduciendo el tiempo destinado a la clasificación manual de documentos, generando imágenes de alta calidad y ofreciendo data precisos para las aplicaciones con las que cuenta el cliente. Uno de sus beneficios es que puede ser utilizado sin conexión a Internet, logrando estar disponible siempre, listo para ser consultado con hojas de revisión reutilizables.
Combinación tecnológica
Gracias a la combinación de tecnología de última generación fue posible acercar al ente una propuesta de digitalización rápida y precisa que redujo significativamente los tiempos de procesos, lo que replica en una extracción óptima de la data hacia la base de datos de cliente. Todo esto, integrándose fácilmente a las aplicaciones actuales del organismo y sus procesos institucionales.
Además, la solución integral de Kodak Alaris permitió realizar el procedimiento de nombrar cada documento para su correcta clasificación.
El plan de trabajo prevé la realización de diferentes etapas dentro del proyecto, siendo ésta la primera, para posteriormente sumar más equipos a la institución y así permitir a sus colaboradores continuar realizando sus tareas de forma fácil y sin la necesidad de incurrir en tareas manuales.
